Få det meste ud af dine møder med forberedelse og evaluering

Hvis du er en del af en virksomhed eller anden organisation, som har eksterne partnere eller andre vigtige interessenter, så har du garanteret før stået i en situation, hvor du har skulle arrangere et møde. Hvis det har været tilfældet, så kan du garanteret nikke genkendende til, at det ikke altid er så lige til, som man kunne tro.

Annoncørbetalt indhold leveret af: Syddanske Forskerparker

Når man skal arrangere et møde med en ekstern partner, er der flere ting, som man er nødt til at have i mente for at du opnår det mest optimale møde, og vi har derfor dedikeret denne artikel til at give dig nogle gode råd til, hvordan du kommer til at lykkedes med dine møder fremadrettet.

Vælg et mødelokale, som passer til formålet

Det kan for mange være en selvfølge, at man naturligvis skal vælge et mødelokale, som passer til formålet, men det er ikke altid ligetil. For det første skal man undersøge, hvor mange deltagere det er nødvendigt at deltage i mødet, og derefter vurdere, om det er et møde, som man kan klare i ens interne lokaler, eller om det kræver et eksternt mødelokale. Skal du holde et større møde eller en konference med 10 mennesker eller derover, vil det kunne give rigtig god mening at vælge et eksternt mødelokale, som har god plads.

Når det kommer til at vælge selve stedet for møde- eller konferencelokalet, så vil det naturligvis være vigtigt at vælge et lokale, som har den passende størrelse. Hvis du har brug for noget bestemt udstyr til præsentation, skal du også være opmærksom på, at ikke alle mødelokaler har det samme udstyr, så vær sikker på, at det lokale, du vælger, har det, som du bar brug for.

Lokationen burde være et sted, som for det første er tilgængeligt for alle parter, som skal deltage. Det vil være fornuftigt at vælge en lokation, som ligger mellem parterne, eller i en større by, som er tæt på. Du kan få mere information om møde- og konferencelokaler her.

Involver dine deltagere forud for mødet

Mange undervurderer vigtigheden af at kommunikere godt med personerne, som skal deltage i mødet og involvere dem i mødet inden det overhovedet er begyndt. Den bedste måde at gøre dette på er ved at fremsende en agenda, for mødets indhold så deltagerne kan være forberedt på, hvad mødet skal indeholde i punktform.

Det er en vigtighed, som man ikke skal undervurdere, da deltagerne kan have mulighed for at forholde sig til indholdet, og kunne forberede sig på eventuelle spørgsmål eller punkter, som de gerne vil snakke om. Det er en af de absolut vigtigste ting, når det kommer til at holde et effektivt møde udover selve rammerne.

Hvis det er planen, at der under mødet vil blive serveret mad, er det også en god idé at fortælle deltagerne om dette forud for mødet, så du undgår at deltagerne ikke kan spise noget og du står tilbage med bestilt mad, som aldrig vil blive spist

Husk evaluering af mødet

Mødet er ikke slut lige efter mødedeltagerne har forladt mødet. Her begynder skrivearbejdet nemlig, når deltagerne skal have et kort resumé af mødets indhold og hvad der blev snakket om og aftalt. Der er utroligt mange som glemmer at følge op på møder, som er blevet afholdt, hvilket er en skam, da det er en gylden mulighed for at styrke sin professionelle karakter blot ved at sende et kort resumé. Det lyder ikke af meget, men det er noget, som enhver professionel erhvervsmand- eller kvinde vil sætte pris på.

Hvis du følger disse råd, er du allerede godt på vej til at kunne holde bedre møder.